Portal przewoźnika

Uruchomienie Portalu przewoźnika w fireTMS

Funkcjonalność należy uruchomić w Konfiguracja >> Konfiguracja systemu >> zakładka Obsługa zleceń >> pole Portal przewoźnika. Podczas jej uruchamiania można zaznaczyć preferowane ustawienia:

• Portal przewoźnika włączony - globalna opcja uruchamiająca funkcjonalność

• Adres do portalu na wydruku zlecenia - po wysłaniu e-maila ze zleceniem do przewoźnika będzie miał on możliwość przejścia do portalu za pośrednictwem linku znajdującego się w załączonym zleceniu

• Wysyłać powiadomienie po wgraniu dokumentów - na podany adres e-mail użytkownika systemu zostanie wysłane powiadomienie o wgraniu przez przewoźnika dokumentów za pośrednictwem portalu

• Wymagaj skanu faktury - przewoźnik będzie musiał załączyć dodatkowo skan faktury za pośrednictwem portalu 

Uwaga! Wybranym przewoźnikom można wyłączyć możliwość korzystania z Portalu przewoźnika. W tym celu należy przejść do kartoteki (Kartoteki >> Przewoźnicy)  wybranego przewoźnika i tam w sekcji Dane przewoźnika odznaczyć checkbox: Korzystaj z portalu przewoźnika.

Załączanie dokumentów przez przewoźnika za pomocą portalu przewoźnika

Po otrzymaniu zlecenia e-mailem przewoźnik będzie mógł przejść do Portalu przewoźnika i wybrać pod numerem zlecenia opcję / link Kliknij tutaj, aby dołączyć dokumenty do zlecenia. Tam będzie miał możliwość:

• dodania skanu faktury do otrzymanego zlecenia 

• dodania skanu CMR do ładunku 

• uzupełnienia danych faktury

Uwaga! Uzupełnienie danych faktury i dodanie obowiązkowych dokumentów przewoźnik musi potwierdzić opcją Zatwierdź. System wyświetli wtedy w portalu informację Pliki do tego zlecenia zostały już dodane. 

Powiadomienie e-mail dla użytkownika fireTMS o dodaniu dokumentów przez Portal przewoźnika

Po wgraniu przez przewoźnika wymaganych dokumentów za pośrednictwem Portalu przewoźnika, na podany w konfiguracji adres e-mail system wyśle wiadomość z potwierdzeniem ich dodania.

Wszystkie załączone przez przewoźnika dokumenty pojawią się w systemie fireTMS i będą widoczne:

• na liście Zleceń w realizacji / Wszystkich zleceń w kolumnie Dokumenty

• wewnątrz wybranego zlecenia, w sekcji Dane dodatkowe i zakładce Dokumenty 

• w fakturze zakupowej, w sekcji Dane dodatkowe i zakładce Dokumenty  

Rejestrowanie faktury zakupowej w fireTMS

Po zmianie statusu zlecenia spedycyjnego w fireTMS na zakończone, w Księgowość >> Zakupy >> Faktury w przygotowaniu system automatycznie wygeneruje szkic dokumentu zakupu (w przygotowaniu). Większość danych zostanie w nim uzupełniona danymi podanymi przez przewoźnika za pośrednictwem Portalu przewoźnika. Należy zweryfikować te dane i potwierdzić rejestrację faktury zakupy.

Uwaga! Jeśli faktura zakupu została już zarejestrowana / zarejestrowana i zatwierdzona w systemie, a dopiero później przewoźnik doda za pomocą Portalu przewoźnika skan faktury i uzupełni jej dane, skan ten zostanie dodany do do zakładki Dane dodatkowe >> Dokumenty >> Ze zleceń. Natomiast dane faktury w fireTMS nie zostaną zmienione.