Ausgangsrechnung bearbeiten

Im fireTMS-System können Sie Rechnungen für eine Ladung, einen Auftrag oder andere Dienstleistungen, die nicht mit Aufträgen verbunden sind, ausstellen. Sie können diese Rechnungen auch bearbeiten oder zurückziehen. Nachfolgend finden Sie die Bearbeitungsoptionen für Rechnungen mit automatischer Rechnungsnummerierung.

1. Rechnung mit dem Status Ausgestellt (Buchhaltung >> Verkauf/Erlöse AR >> AR fakturiert)

Für eine Rechnung mit der höchsten Nummer (im angegebenen Nummerierungsformat) können Sie die Ausstellung stornieren, indem Sie Bearbeiten >> Austellung zurückziehen (nur letzte Rechnung) wählen. Dadurch wird die Rechnung aus der Liste der ausgestellten Rechnungen entfernt (sie wird in die Liste der Rechnungsentwürfe verschoben). Die Belegnummer wird der Rechnung entzogen und kann für die nächste Rechnung wiederverwendet werden. Eine solche Rechnung kann aus der Liste der Rechnungsentwürfe gelöscht werden (Bearbeiten >> Rechnungsentwurf löschen) oder bearbeitet und erneut ausgestellt werden.

Hinweis! Wenn der Rechnungsentwurf versehentlich aus der Liste der Rechnungsentwürfe (vom System basierend auf der Sendung und Bestellung generiert) entfernt wird, kann er über die Option Buchhaltung >> Verkauf/Erlöse AR >> AR Neu erstellen >> Kundenauftrags Rechnung wiederhergestellt werden.   

Wenn die Rechnung nicht die letzte in der Nummerierungsreihenfolge ist, kann sie unter Bearbeiten >> Rechnung bearbeiten und neu ausstellen bearbeitet werden. Anschließend erscheint die Rechnung in der Liste der Rechnungsentwürfe (Buchhaltung >> Verkauf/Erlöse AR >> AR Entwürfe) mit dem Status Neu, sodass Sie ausgewählte Informationen bearbeiten können. Gleichzeitig wird in der Liste der ausgestellten Rechnungen ein historischer Eintrag für die Rechnung mit dem Status „Storniert (Neu ausgestellt)“ angezeigt.

Hinweis! Nach der Auswahl von Rechnung bearbeiten und erneut ausstellen können Rechnungsnummer und Ausstellungsdatum nicht mehr geändert werden – es sei denn, das neue Ausstellungsdatum liegt zwischen dem Ausstellungsdatum der vorherigen und der nächsten Rechnung. Diese Option ermöglicht es Ihnen, schnell eine Rechnung mit korrigierten Daten zu versenden. 

Sie können eine Rechnung auch über die Option Dazugehöriges Dokument >> Stornobeleg der Rechnung .Dadurch wird die Rechnung mit der zugewiesenen Nummer storniert. Die Rechnung erhält den Status Storniert. 

Hinweis! Sie können die Stornierung einer Rechnung über Bearbeiten >> Stornierung zurückziehen rückgängig machen. Die Rechnung erhält daraufhin den Status Neu und muss neu ausgestellt werden. Ihre Nummer bleibt unverändert. 

Es besteht auch die Möglichkeit, über Dazugehöriges Dokument >> Korrekturrechnung eine Korrekturrechnung auszustellen. 

Der Benutzer hat die Möglichkeit, Folgendes vorzunehmen:

• Eine Teilkorrektur (z. B. Erhöhung oder Verringerung des Betrags)

• Eine vollständige Korrektur auf Null. Verwenden Sie dazu im Bereich Rechnungspositionen die Option Bearbeiten und geben Sie im Feld Menge oder Nettopreis den Wert „0“ ein. Dadurch wird die ursprüngliche Rechnung auf Null korrigiert und erhält den Status Storniert (Nullkorrektur). 

Hinweis! Wenn die Rechnung mit einer Bestellung und Ladung verknüpft war, kann sie nach der Nullkorrektur über Buchhaltung >> Verkauf/Erlöse AR >> AR neu erstellen >> Kundenauftrags Rechnung wieder ausgewählt werden

2. Verkaufsrechnung mit dem Status Bezahlt

Um eine fälschlicherweise als bezahlt markierte Rechnung zu bearbeiten, gehen Sie zunächst zu Buchhaltung >> Zahlungen >> Alle Zahlungen. Suchen Sie anschließend die mit der zu bearbeitenden Rechnung verknüpfte Zahlung und verwenden Sie die Option Bearbeiten. Wählen Sie in der Bearbeitungsansicht die Option Storniert >> Storniere und erstelle ein neues Zahlungsavis und geben anschließend im Bereich Zahlungsdaten im Feld Bezahlt den Wert “0“ ein. 

Nach Durchführung dieses Vorgangs können Sie zur Rechnung zurückkehren und diese gemäß den Anweisungen unter Punkt 1 bearbeiten. Nach der Neuausstellung der Rechnung können Sie zu den Zahlungen (Buchhaltung >> Zahlungen >> Alle Zahlungen) zurückkehren und diese mit der Option Zahlung markieren erneut als bezahlt markieren.

Es ist auch möglich, eine Korrektur für eine bezahlte Rechnung (Status Bezahlt) auszugeben. Nutzen Sie dazu die Option Dazugehöriges Dokument erstellen >> Korrekturrechnung. Bei einer Nullkorrektur wird die Zahlung für die korrigierte Rechnung automatisch in eine Ausgangszahlung mit dem Status Fällig umgewandelt. Bei einer Korrektur, die nicht den Rechnungsbetrag betrifft, wird die für die Korrekturrechnung generierte Zahlung automatisch als Bezahlt gekennzeichnet.

3. Verkaufsrechnung mit dem Status Vorbereitung

Wenn die Option „Korrekturrechnung“ versehentlich ausgewählt wurde oder die Korrektur storniert werden muss, kann die Korrekturrechnung im Entwurfsstatus gelöscht oder Ihre Ausstellung storniert werden. Gehen Sie dazu zur Buchhaltung >> Verkauf >> Ausgest. AR Korrektur, suchen Sie die zugehörige Korrektur und bearbeiten Sie sie.

• Die Option „Bearbeiten >> Korrekturrechnungsentwurf löschen sollte ausgewählt werden, wenn der Korrekturrechnung noch keine Nummer zugewiesen wurde. Der Entwurf der Korrekturrechnung wird dann aus der Liste der Korrekturrechnungen entfernt und der Status der regulären Rechnung wird wieder auf Ausgestellt gesetzt.

Die Option Bearbeiten >> Ausstellung zurückziehen (nur letzte Korrekturrechnung) sollte ausgewählt werden, wenn es sich um die Korrektur mit der höchsten Nummer handelt. Die Belegnummer wird von der Rechnung entfernt und kann der nächsten Rechnung neu zugewiesen werden. Die Korrekturrechnung kann aus der Korrekturrechnungsliste gelöscht werden (Bearbeiten >> Korrekturrechnungsentwurf löschen).

Sie können die Korrekturrechnung auch über Dazugehöriges Dokument erstellen >> Korrekturrechnung stornieren. Dadurch wird die Korrekturrechnung zusammen mit der ihr zugewiesenen Nummer storniert.

Hinweis! Die Stornierung einer Korrekturrechnung kann über Bearbeiten >> Stornierung zurückziehen rückgängig gemacht werden. Die Korrekturrechnung erhält daraufhin den Status Neu und muss neu ausgestellt werden. Ihre Nummer bleibt unverändert.

Nachdem Sie eine der oben beschriebenen Optionen für die Korrekturrechnung ausgeführt haben, können Sie die ursprüngliche Verkaufsrechnung bearbeiten.