Import kosztów z pliku .csv lub .xls

Zmodyfikowano dnia śr, 4 Wrz o 3:53 PO POŁUDNIU

INSTRUKCJA IMPORTU KOSZTÓW Z PLIKU .CSV LUB .XLS


Funkcja importu kosztów z pliku pozwala na zaimportowanie kosztów z pliku 
.csv lub .xls - na podstawie stworzonego w fireTMS szablonu schematu importu kosztów.



1. W celu stworzenia takiego szablonu należy przejść do Konfiguracja >> Konfiguracja systemu >> zakładka Konfiguracja transportu, sekcja Konfiguracja szablonów importu kosztów, tutaj opcja Dodaj



2. Kolejnym krokiem jest przypisanie nazw kolumn z pliku .csv lub .xls, które odpowiadają nazwom w tworzonym szablonie importu. Plik z kosztami można otworzyć dowolnym arkuszem kalkulacyjnym. Ważne jest, aby uzupełnić obowiązkowe pola w systemie w schemacie importu, które są oznaczone czerwoną gwiazdką.

Schemat importu na podstawie przykładowego pliku:




  • Separator oraz Cudzysłów - można sprawdzić w pliku .csv, otwierając go przykładowo za pomocą aplikacji Notatnik. W przypadku plików .xls separator należy ustawić jako spacja. Poniżej przykładowy plik w edycji, gdzie widać, że znakiem rozdzielającym jest średnik (Separator) oraz nie posiada on Cydzysłowia (wtedy w szablonie wybieramy wyrażenie Brak). 



  • Format Daty - należy uzupełnić zgodnie ze wskazówkami w systemie. Poniżej przykładowe wartości uzupełnione dla różnego formatu dat, które mogą występować w pliku:

    2023-05-25 (yyyy-MM-dd)
    15.03.2023 (dd.MM.yyyy)
    2023-03-27 20:02:28 (yyyy-MM-dd HH:mm:ss)



  • Nazwa kolumny ilość km - jeżeli tylko plik zawiera takie informacje,  można wskazać w szablonie kolumnę z ilością kilometrów. Informacja na temat stanu licznika po zaimportowaniu pliku zostanie uzupełniona w (Pojazdy >> edycja wybranego Pojazdu >> zakładka Rejestr kilometrów). Warunkiem przeniesienia tej informacji z pliku jest oznaczenie tego kosztu typem: Paliwo (predefiniowany koszt systemowy).


  • Typ kosztu z pliku, Waluta z pliku, Numer dokumentu z pliku - można wskazać odpowiednią kolumnę z pliku z poszczególnymi wartościami lub określić jedną obowiązującą wartość dla całego pliku.


3.
 Po prawidłowym skonfigurowaniu szablonu importu można zaimportować plik z kosztami. W tym celu należy przejść do zakładki Pojazdy >> Koszty, po prawej stronie opcja Importy kosztów. W nowo otwartej zakładce po prawej stronie opcja Importuj z pliku:




4. W nowo otwartym oknie należy wybrać plik .csv lub .xls z dysku komputera oraz wskazać wcześniej skonfigurowany szablon. W przypadku braku numeru faktury z pliku obowiązkowe jest uzupełnienie tej informacji ręcznie. Obowiązkowym polem jest również Kontrahent, którego należy wybrać z listy. W tym oknie system daje również możliwość wskazania kolumny z listy, w celu pobierania danych z innej kolumny niż w skonfigurowanym schemacie. W tym miejscu jest też możliwość określenia separatora tysięcznego oraz dziesiętnego, który został zastosowany w pliku. 



Podczas pierwszego importu system będzie chciał połączyć nowe rodzaje kosztów z pliku  z rodzajami kosztów w systemie. Przykładowo, jeżeli w pliku mamy rodzaj kosztu ON, to możemy zaznaczyć, że będzie on w fireTMS odpowiednikiem kosztu Paliwo. Po zatwierdzeniu ustawienia te zostaną zapamiętane i podczas kolejnych importów (z użyciem tego samego szablonu) system będzie już wiedział, do jakich rodzajów w fireTMS mają być przypisane poszczególne koszty z pliku. 



Kiedy w pliku znajdują się pojazdy, których nie ma w fireTMS, to system zapyta, czy dodać pojazdy do listy pojazdów. Po zaznaczeniu brakujących pojazdów, zostaną dodane do zakładki Pojazdy >> Pojazdy. W przypadku braku ich zaznaczenia, koszty przypisane do tych pojazdów nie zostaną zaimportowane (jak również same pojazdy). 



Po wykonaniu importu na liście pojawi się informacja o wykonanym imporcie i aktualnym statusie, gdzie można zweryfikować, czy import przebiegł pomyślnie.



System pozwala tworzyć różnego rodzaju szablony, dzięki którym można importować pliki .csv lub .xls z preferowanych rodzajów kart paliwowych. Ważne jest, aby przed importem upewnić się, że plik jest poprawny i zgodny z ustawieniami szablonów, ponieważ dzięki temu fireTMS pozwoli szybko pobierać informacje o kosztach do systemu.

Czy ten artykuł był pomocny?

To wspaniale!

Dziękujemy za opinię

Przepraszamy, że nie udało nam się pomóc!

Dziękujemy za opinię

Daj nam znać, jak możemy ulepszyć ten artykuł!

Wybierz co najmniej jeden powód
Wymagana weryfikacja captcha.

Wysłano opinię

Doceniamy Twój wysiłek i postaramy się naprawić artykuł