INSTRUKCJA IMPORTU KOSZTÓW Z PLIKU .CSV
Funkcja importu kosztów z pliku pozwala na zaimportowanie kosztów z pliku .csv (jest to wymagane rozszerzenie) - na podstawie stworzonego w fireTMS szablonu schematu importu kosztów.
1. W celu stworzenia takiego szablonu należy przejść do Konfiguracja >> Konfiguracja systemu >> zakładka Konfiguracja transportu, sekcja Konfiguracja szablonów importu kosztów, tutaj opcja Dodaj.
2. Kolejnym krokiem jest przypisanie nazw kolumn z pliku .csv, które odpowiadają nazwom w tworzonym szablonie importu. Plik z kosztami można otworzyć dowolnym arkuszem kalkulacyjnym. Ważne jest, aby uzupełnić obowiązkowe pola w systemie w schemacie importu, które są oznaczone czerwoną gwiazdką.
Schemat importu na podstawie przykładowego pliku:
Separator oraz Cudzysłów - można sprawdzić w pliku .csv, otwierając go przykładowo za pomocą aplikacji Notatnik. Poniżej przykładowy plik w edycji, gdzie widać, że znakiem rozdzielającym jest średnik (Separator) oraz nie posiada on Cydzysłowia (wtedy w szablonie wybieramy wyrażenie Brak).
Format Daty - należy uzupełnić zgodnie ze wskazówkami w systemie. Poniżej przykładowe wartości uzupełnione dla różnego formatu dat, które mogą występować w pliku:
2023-05-25 (yyyy-MM-dd)
15.03.2023 (dd.MM.yyyy)
2023-03-27 20:02:28 (yyyy-MM-dd HH:mm:ss)
Nazwa kolumny ilość km - jeżeli tylko plik zawiera takie informacje, można wskazać w szablonie kolumnę z ilością kilometrów. Informacja na temat stanu licznika po zaimportowaniu pliku zostanie uzupełniona w (Pojazdy >> edycja wybranego Pojazdu >> zakładka Rejestr kilometrów). Warunkiem przeniesienia tej informacji z pliku jest oznaczenie tego kosztu typem: Paliwo (predefiniowany koszt systemowy).
Typ kosztu z pliku, Waluta z pliku, Numer dokumentu z pliku - można wskazać odpowiednią kolumnę z pliku z poszczególnymi wartościami lub określić jedną obowiązującą wartość dla całego pliku.
3. Po prawidłowym skonfigurowaniu szablonu importu można zaimportować plik z kosztami. W tym celu należy przejść do zakładki Pojazdy >> Koszty, po prawej stronie opcja Importuj z pliku:
4. W nowo otwartym oknie należy wybrać plik .csv z dysku komputera oraz wskazać wcześniej skonfigurowany szablon. W przypadku braku numeru faktury z pliku obowiązkowe jest uzupełnienie tej informacji ręcznie. Obowiązkowym polem jest również Kontrahent, którego należy wybrać z listy.
Podczas pierwszego importu system będzie chciał połączyć nowe rodzaje kosztów z pliku z rodzajami kosztów w systemie. Przykładowo, jeżeli w pliku mamy rodzaj kosztu ON, to możemy zaznaczyć, że będzie on w fireTMS odpowiednikiem kosztu Paliwo. Po zatwierdzeniu ustawienia te zostaną zapamiętane i podczas kolejnych importów (z użyciem tego samego szablonu) system będzie już wiedział, do jakich rodzajów w fireTMS mają być przypisane poszczególne koszty z pliku.
Kiedy w pliku znajdują się pojazdy, których nie ma w fireTMS, to system zapyta, czy dodać pojazdy do listy pojazdów. Po zaznaczeniu brakujących pojazdów, zostaną dodane do zakładki Pojazdy >> Pojazdy. W przypadku braku ich zaznaczenia, koszty przypisane do tych pojazdów nie zostaną zaimportowane (jak również same pojazdy).
System pozwala tworzyć różnego rodzaju szablony, dzięki którym można importować pliki .csv z preferowanych rodzajów kart paliwowych. Ważne jest, aby przed importem upewnić się, że plik jest poprawny i zgodny z ustawieniami szablonów, ponieważ dzięki temu fireTMS pozwoli szybko pobierać informacje o kosztach do systemu.
Was this article helpful?
That’s Great!
Thank you for your feedback
Sorry! We couldn't be helpful
Thank you for your feedback
Feedback sent
We appreciate your effort and will try to fix the article